契約を遡る作業がけっこう大変

本日は朝から一棟アパートの過去の契約をすべて見返していました。
すでにオーナーが他界されて、息子様が引き継いだのですが、内容がさっぱり分からないとの事で、私にご依頼いただきました。
まずは現契約を契約者名、賃料、管理料、契約開始日などリスト化しました。
そして契約や火災保険が切れている入居者をハイライトして、今後の流れをチャットでご説明。
賃料の受取り方法も入居者によって違うので、少し時間はかかりますが、1箇所にまとめることをご提案しました。

早急に対応しなければいけない「火災保険未加入の方」を優先的にご案内状を作成します。
物件のことを把握していたのが、お父様だけでしたので、契約書類もほとんど残っていません。
駐輪場やバイク置き場もこれを機会にだれが何処に停めているのかを把握しておこうと思います。

オーナーへの確認事項が多すぎる

最近ではコロナの影響もあり、チャットやLINE,Dropboxや共有ドライブを活用して、オーナー様と連絡するようになりました。
ただ、数年間全く管理が機能していない物件の整理は想像以上に大変です。
細かい管理内容は息子様に確認するのですが、賃料の振り込み先はお母様になっていたりするので、息子様が賃料の振り込みがきちんとあるかを確認出来ていませんでした。

駐輪場の管理の仕方、駐輪場代は有料か無料か、鍵は何本渡しているのか、敷金は前の管理会社から回収できているのかなど、質問事項が盛りだくさんです。
できる限り、チャットで済ませようという事だったのですが、やはり管理委託を受ける際は、対面でしっかりヒアリングしてから業務をスタートさせた方が良いと思いました。
今月からは管理業務を長年やってきたなつ子さんが一緒に仕事をしてくれるので、試行錯誤しながら、管理に取り組んでいきたいと思います。