日曜日は有意義な時間に

細かい業務

来週の予定がパンパンになってきたので、アシスタント望南子さんと来週の予定を立てていきます。
明日は弁護士の先生とのZoomがあるので、事前に資料とメモを作成して、先生の秘書さんに共有。
１時間しかないので、その中で簡潔に話せるように事前メモを送るスタイルにしています。
「共同事業契約書」を一から自分で作成してみたのですが、なかなかの出来映えだと思っています。
後は弁護士の先生に助言いただき、双方にとってフェアな内容になるように仕上げていきます。

その後はウェブデザイナーと最後の打ち合わせがあるので、７月末までに取り組むウェブサイトの変更内容を考えていました。
今後、英語のサイトを充実させていきたいので、過去のHPのドラフトをGoogleドライブのドキュメントにうつして、７月からのウェブサイト改修に備えます。
文字では伝えたいことが出し切れているのですが、文章量が多く、見づらくなってしまっているので、図やイラストを入れながら、分かりやすいサイトを目指したいと思います。

体制づくりを考える

日々お客さま対応をしているとつい細かいところに目が行ってしまって、なかなか全体を見渡せなくなってしまいます。
現在、進行中のプロジェクトが１０個を超えているので、細かくチェックしていく目も必要ですが、全体の流れを把握する必要性も感じています。
ということで、今後は事務の仕事を切り離して、ルーティン化する業務、メールですぐに対応すべき仕事、資料を送ったり図面や概要書をまとめたりするのは営業チームとは別に結成することにしました。

つねに走りながら何か新しいことをはじめるのがMyスタイルなのですが、現在は複数のひとが関わってくれているので、一旦棚卸しをする期間ということで数週間かけていこうと思います。

まずはタスク別に仕事を分けて、そのタスクの流れを順番に箇条書きにしていきます。
「仲介業はコントロールできない」と日頃から言っている私ですが、その前提をまずは疑い、先手先手でこちらが誘導できるような流れに出来ないか？と考えています。
現在、電話対応にも３〜４人の外部委託スタッフが対応してくれているので、このファーストコンタクトの時点で提供出来る情報をより多くしていこうと思います。